Viestintä teknologiahankkeesta on tärkeää, jotta kaikki osapuolet ymmärtävät projektin tavoitteet, tietävät sen etenemisestä ja mahdollisista haasteista. Hyvä viestintä rakentaa luottamusta ja sitoutumista projektiin. Tässä muutamia vinkkejä, miten voit viestiä tehokkaasti.

On tärkeää suunnitella viestintä huolellisesti etukäteen. Parhaiten suunnittelu onnistuu siten, että se otetaan mukaan osana projektisuunnitelmaa. Projektisuunnitelman aikataulu toimii samalla viestinnän aikajanana ja antaa osviittaa sille, missä kohdin viestintä on tarpeellista.

”Yksi viestinnän tavoitteista on saada hankkeelle niin sanottu sosiaalinen toimilupa eli saada hanke yleisesti hyväksytyksi. Varsinkin isommissa hankkeissa sidosryhmiä on monia ja viestintää tehdessä pitää miettiä mikä on kullekin näistä tärkeää. Pienemmissä tai pienempää kohderyhmää koskevissa hankkeissa viestintä pitää kohdentaa hyvinkin tarkasti ja miettiä myös. kuinka tarkasti asioista pitää kertoa asiantuntijakohderyhmälle”, sanoo Viestintätoimisto Kaiun vanhempi viestintäkonsultti ja osakas Markku Vänskä.

Ennen viestinnän aloittamista kohderyhmät ja näiden mielenkiinnon kohteet on tunnettava hyvin. Sama viesti ei palvele kaikkia kohderyhmiä, vaan viestiä on muokattava sen mukaan, puhutellaanko päättäjiä, asiantuntijoita, rahoittajia vai suurta yleisöä. Kaikkien näiden mielenkiinnon kohteet ovat kovin erilaisia. Samoin se, millaista kieltä viestinnässä käytetään – esimerkiksi tekninen jargon ei uppoa suureen yleisöön.

Mikä viestinnässä on sitten tärkeää ja tarpeellista? Projektin päämäärien ja tavoitteiden on tietenkin oltava selvillä. Viestinnän pitäisi olla linjassa näiden tavoitteiden kanssa. Ensimmäinen tavoite on asemoida viestittävä kohde toimintaympäristöön. Mitä ollaan tekemässä, minne, miksi sillä on merkitystä ja kenelle?

Kun viestintä seuraa projektia sen etenemisen tahdissa, tulee viestinnästäkin säännöllistä. Viestinnän teho perustuu yhtä suurta uutista enemmän sen jatkuvuuteen. Kun viestinnän keinoin pidetään kohderyhmät tietoisina projektin etenemisestä, pysyy myös projekti ja sitä toteuttava taho yleisön mielessä.

”Viestintä pitää suunnitella ja sen pitää kulkea koko hankkeen ajan. Viestinnän pitää olla synkassa, mutta toisaalta myös valmis käymään avointa keskustelua. Viestinnän tärkeä tehtävä on myös tehdä monimutkaisista asioista ymmärrettäviä”, muistuttaa Viestintätoimisto Kaiun teknologiajohtaja Kimmo Kuokka.

Markkinointijohtaja Marika Sinikari Eatonilta sanoo, että hankeviestinnässä on monenlaisia yleisöjä. Hankkeet tarvitsevat näkyvyyttä median kautta ja yhteistyökumppanit kaipaavat omien tavoitteittensa huomioimista. Esimerkkinä Sinikari nosti esiin Eatonin uuden Vantaan tehtaan työllistämisvaikutuksen, joka oli tärkeä viesti Vantaan kaupungille, mutta resonoi myös laajemmin.

”Investointiuutinen kiinnosti laajasti Pohjoismaissa ja Pohjois-Euroopassa, mikä korosti sen merkitystä ja laajensi viestinnän kohderyhmää.”

Sinikarin mukaan uuden hankkeen viestintä onnistui hyvin, koska uusi tehdas tuottaa järjestelmiä juuri ajankohtaisen energiamurroksen tarpeisiin. Positiiviset työllisyysvaikutukset auttoivat myös viestinnän myönteisessä vastaanotossa.

Sinikarin mukaan hankkeiden mahdollisia negatiivisia vaikutuksia ei pidä piilotella. Avoimuus on yksi tehokkaan viestinnän avain.

Case Suomen erillisverkot

Suomen Erillisverkot on valtion kokonaan omistama erityistehtäväyhtiö. Se operoi viranomais- ja turvallisuusverkkoja Suomessa ja lisäksi sillä on erilaisia tehtäviä liittyen kriittiseen infrastruktuuriin. Yritys palvelee myös yksityisellä sektorilla toimivia huoltovarmuuden kannalta merkittäviä yrityksiä.

”Meidän asiakaskuntamme ja tehtävämme asettavat viestinnälle omat erityispiirteensä. Koska asiakkaat toimivat varsin kriittisillä aloilla, ovat vaatimukset esimerkiksi toimintavarmuudesta huomattavasti tiukempia kuin normaaleilla yrityksillä ja näiden viestinnällä”, kertoo yrityksen viestintä- ja vastuullisuusjohtaja Katariina Salmisalo.

Katariinan mukaan viestinnässä ja erityisesti teknologiaan liittyvässä viestinnässä on syytä viestiä siitä, mihin teknologialla pyritään ja miten se ratkaisee johonkin haasteen tai parantaa jotain toimintoa. Teknologiahankkeissa harvoin kyse on vain teknologiasta. Usein hankkeet liittyvät muun muassa toimintatapojen tai kulttuurin muutokseen.

”Viestintä pitää ottaa mukaan hankkeisiin jo niiden alkuvaiheessa ja suunnitella viestintä niin, että se kulkee käsi kädessä hankkeen muun aikataulun ja tavoitteiden kanssa. Viestinnän pitäminen mukana koko hankkeen ajan auttaa viestin perillemenossa.”

”Mutta ennen kaikkea kaiken viestinnän pitää lähteä yrityksen ja hankkeen päämääristä ja olla näiden kanssa samansuuntaista. Tällaisella hyvällä viestinnällä voidaan rakentaa luottamusta sidosryhmiin ja luoda vaikkapa innostavaa ilmapiiriä sisäisesti”, Katariina sanoo.